Biến bảng tính của bạn
thành một câu trả lời hữu ích.

Một biểu đồ có lý do để xuất hiện khi nó trả lời một câu hỏi kinh doanh: thay đổi hàng tháng bắt nguồn từ đâu, sản phẩm nào cần được chú ý hoặc bản ghi bất thường nào cần điều tra. Hướng dẫn này sử dụng một tệp đơn hàng mẫu có thể tải xuống để kết nối việc kiểm tra, làm sạch, tính toán và bàn giao hữu ích.

ChatGPT hay Copilot: chọn môi trường làm việc

Đây là các khuyến nghị về quy trình biên tập. Tài liệu của ChatGPT mô tả việc phân tích tệp đã tải lên và tạo biểu đồ; Copilot hoạt động với các bảng, công thức, PivotTable và biểu đồ của chính Excel. Phân tích dữ liệu ChatGPT · Bắt đầu với Copilot trong Excel

Cách sử dụng hiệu quả từng công cụ

01 / ChatGPT: chuyển từ một câu hỏi mở sang phân tích có thể lặp lại

ChatGPT có thể kiểm tra các tệp XLS, XLSX và CSV, tạo bảng và biểu đồ, đồng thời giải thích phân tích dựa trên mã. Một tệp có cấu trúc với các cột rõ ràng là điểm khởi đầu hữu ích khi các giá trị chính xác quan trọng. Hướng dẫn phân tích dữ liệu chính thức

Điều này phù hợp với thời điểm bạn có một tệp và cần xác định những câu hỏi cần đặt ra. Bắt đầu với các trường, giá trị bị thiếu và bản ghi trùng lặp. Sau đó tìm hiểu các thay đổi hằng tháng, những đơn hàng bất thường hoặc các nhóm sản phẩm. Giữ mỗi lượt trao đổi tập trung giúp các giả định nền tảng dễ được nhìn thấy hơn.

Một trình tự hiệu quả: kiểm tra tệp, đề xuất kế hoạch làm sạch, xác nhận các quy tắc tính toán, tổng hợp, xem xét các ngoại lệ và xuất kết quả. Lưu các bảng trung gian. Chúng giúp tái sử dụng quy trình dễ dàng hơn khi tệp của tháng sau xuất hiện.

Đối với các tác vụ lặp lại, hãy yêu cầu quy tắc làm sạch, biểu thức và tệp mã cùng với kết quả. Đồng nghiệp cần có thể xác định bản ghi nào đã bị xóa, số tiền được tính như thế nào và bảng tóm tắt nào tạo ra từng biểu đồ.

Mở ChatGPT · Chi tiết ChatGPT Plus

02 / Microsoft 365 Copilot: duy trì khả năng chỉnh sửa phân tích bên trong sổ làm việc

Copilot trong Excel hỗ trợ công thức, bảng, PivotTable, biểu đồ, sắp xếp, lọc và định dạng. Các chế độ hiện tại gồm chỉnh sửa, lập kế hoạch và trò chuyện, vì vậy bạn có thể thảo luận về cách tiếp cận trước khi áp dụng các thay đổi cho sổ làm việc. Hướng dẫn bắt đầu của Microsoft

Điều này hữu ích cho một nhóm đã có sổ làm việc báo cáo hàng tháng. Bộ phận kinh doanh cập nhật các đơn hàng, bộ phận vận hành duy trì các bản tóm tắt, và quản lý vẫn có thể mở một công thức hoặc chỉnh sửa biểu đồ bằng các tính năng Excel quen thuộc.

Một phiên đầu tiên hiệu quả: tạo một bản sao làm việc. Đặt cho mỗi cột một tiêu đề duy nhất, có tính mô tả và sắp xếp các bản ghi thành một bảng có cấu trúc. Cho Copilot biết những trang tính nào cần giữ lại và khu vực nào có thể thay đổi. Yêu cầu các trang tính tóm tắt và biểu đồ riêng biệt, đồng thời giữ các bản ghi gốc để kiểm tra.

Một lần bàn giao hữu ích cho nhóm: các công thức có thể chỉnh sửa, các trang tính được đặt tên rõ ràng và hướng dẫn cho lần làm mới tiếp theo. Báo cáo trở nên hữu ích hơn khi người tiếp theo biết cách cập nhật cũng như cách đọc báo cáo.

Các gói Copilot · Ví dụ về thông tin chuyên sâu từ dữ liệu

Giá: lập ngân sách xoay quanh nhân sự và quy trình làm việc

Đánh giá ngày 9 tháng 9 năm 2026. Các số liệu sử dụng giá trên trang web tại Hoa Kỳ bằng USD. Chi phí chỗ ngồi được tính cho những người sẽ sử dụng gói.

Nguồn giá: ChatGPT Plus và Trang giá của Microsoft. Kiểm tra các giấy phép đã được cấp cho nhóm của bạn: Copilot Chat và trải nghiệm sổ làm việc đầy đủ có các quyền lợi khác nhau.

Ví dụ về ngân sách: một người sử dụng Plus để phân tích tệp sẽ chi US$20 mỗi tháng. Ba chỗ ngồi Copilot Business theo mức giá tiêu chuẩn hàng năm tương đương US$63 mỗi tháng, hoặc US$756 mỗi năm, cho phần AI bên cạnh các gói đăng ký văn phòng cơ sở. Ba chỗ ngồi gói Standard with Copilot mới theo mức giá hàng năm niêm yết tương đương US$70.50 mỗi tháng, hoặc US$846 mỗi năm. Hãy so sánh các mức này với những gói đăng ký bạn đã sở hữu.

Chuẩn bị bảng tính trước khi yêu cầu phân tích

Sử dụng một bản ghi cho mỗi hàng và một loại thông tin cho mỗi cột. Ngày tháng, tên sản phẩm, số lượng, số tiền và trạng thái cần có các trường riêng. Giữ tiêu đề trang trí, ô đã hợp nhất và ghi chú giải thích trong một trang tài liệu. Giữ lại một bản sao gốc và sử dụng bản sao làm việc để phân tích.

Tệp tải xuống bên dưới bao gồm 12 dòng đơn hàng tổng hợp được tạo cho hướng dẫn này. Tệp bao gồm một bản trùng lặp, một lần hủy, các khoản hoàn tiền, một khu vực bị thiếu và nhiều tháng. Tệp không chứa thông tin khách hàng thực.

Tải xuống tệp CSV đơn hàng mẫu · Tải xuống từ điển dữ liệu

Công thức bài tập: số lượng × đơn giá − chiết khấu − khoản hoàn tiền. Đây là ví dụ phân tích đơn hàng, nhóm các khoản tiền theo tháng đặt hàng. Với tệp của riêng bạn, trước tiên hãy xác định trường ngày, loại tiền tệ, thời hạn hoàn tiền và cách xử lý thuế.

Quy trình: CSV thành báo cáo hàng tháng có thể giải thích

Bước 1. Kiểm tra tệp

Yêu cầu số hàng, tên trường, kiểu dữ liệu, giá trị thiếu, mã định danh trùng lặp và phạm vi ngày. Xác định một hàng đại diện cho điều gì. Hai hàng có cùng số đơn hàng có thể là các bản xuất dữ liệu trùng lặp hoặc các dòng sản phẩm riêng biệt trong cùng một đơn hàng. Sự phân biệt này quyết định cách loại bỏ dữ liệu trùng lặp khỏi tệp.

Bước 2. Ghi lại các quy tắc

Đối với bài tập này, hãy xóa một bản trùng lặp giống hệt, loại đơn hàng đã hủy khỏi tổng tài chính, giữ lại khu vực trống dưới dạng Unknown và trừ số tiền hoàn lại. Hãy yêu cầu nhật ký làm sạch cho biết mỗi quy tắc ảnh hưởng đến bao nhiêu hàng và liên quan đến những mã định danh đơn hàng nào.

Bước 3. Xây dựng bảng trước biểu đồ

Tính số đơn hàng hàng tháng, giá trị hàng hóa, khoản giảm giá, khoản hoàn tiền và số tiền ròng. Kiểm tra để đảm bảo các khoản tiền ròng hàng tháng cộng lại bằng tổng chi tiết đã làm sạch. Sau đó, tạo biểu đồ. Trình tự này giúp xác định vấn đề nằm ở khâu chuẩn bị, tính toán hay trình bày.

Bước 4. Ghép biểu đồ với câu hỏi

Sử dụng biểu đồ đường để khám phá sự thay đổi theo thời gian, biểu đồ thanh ngang để so sánh sản phẩm và bảng chi tiết để điều tra các ngoại lệ. Giao cho mỗi biểu đồ một câu hỏi chính. Tiêu đề như “Giá trị ròng của đơn hàng, tháng 6–8 năm 2026, USD” mang theo bối cảnh hữu ích vào bài thuyết trình hoặc email.

Bước 5. Tách các quan sát khỏi các cuộc điều tra

“Số tiền ròng tháng 8 khác với tháng 7” là một nhận xét. Để tìm hiểu lý do, hãy chia kết quả theo sản phẩm, khu vực và số lượng đơn hàng. Biến bước tiếp theo thành một nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như xem xét các khoản hoàn tiền cho một sản phẩm, và xác định người sẽ thực hiện việc đó.

Bước 6. Bàn giao các tệp mà người khác có thể cập nhật

Xuất cleaned_orders.csv, monthly_summary.csv, biểu đồ và một ghi chú phân tích ngắn. Trong Excel, sử dụng các trang tính Raw, Clean, Summary, Charts và Readme. Giải thích nơi cần chèn dữ liệu mới và quy tắc nào cần được xem xét lại vào tháng tới.

Kết quả tham chiếu: kiểm tra phân tích của bạn với mẫu

Tập lệnh tính toán đi kèm tạo ra kết quả sau bằng cách sử dụng các quy tắc đã nêu. Mười hai hàng nguồn trở thành mười một đơn hàng duy nhất sau khi loại bỏ một bản trùng khớp giống hệt. Một đơn hàng bị hủy được theo dõi riêng, còn lại mười đơn hàng trong phép tính số tiền ròng.

Nếu kết quả của bạn khác biệt, trước tiên hãy kiểm tra bốn điểm: bản trùng lặp có bị tính hai lần không, đơn hàng đã hủy có được đưa vào không, tiền hoàn lại có bị trừ không và khoản giảm giá cấp đơn hàng có bị nhân sai với số lượng không.

Tải xuống tổng số tham chiếu theo tháng

Ba câu lệnh để sao chép và điều chỉnh

Kiểm tra cấu trúc sau khi tải lên

Kiểm tra tệp đơn hàng đã tải lên và lập báo cáo chất lượng dữ liệu:
số hàng, tên và kiểu trường, phạm vi ngày, các giá trị bị thiếu,
các giá trị order_id trùng lặp và các hàng hoàn toàn giống hệt nhau.
Phân biệt các dòng sản phẩm trong cùng một đơn hàng với các bản xuất dữ liệu bị trùng lặp.
Liệt kê các mã định danh đơn hàng bị ảnh hưởng và đề xuất một hành động cho từng vấn đề.
Trước tiên, hãy cung cấp kế hoạch; chờ tôi xác nhận các quy tắc tính toán trước khi làm sạch dữ liệu.

Xác định chính xác cách tính theo tháng

Xử lý tệp mẫu theo các quy tắc sau:
1. Giữ lại một bản sao của mỗi bản ghi hoàn toàn giống hệt nhau.
2. Chỉ bao gồm các đơn hàng có trạng thái đã thanh toán hoặc đã hoàn tiền.
3. Số tiền ròng = số lượng * đơn giá - chiết khấu - tiền hoàn.
4. Thay khu vực trống bằng Unknown. Nhóm theo tháng của order_date.
5. Tất cả số tiền đều tính bằng USD. Chiết khấu và tiền hoàn là các khoản ở cấp đơn hàng.

Trả về nhật ký làm sạch, các bản ghi đã làm sạch, tổng theo tháng và tổng theo sản phẩm.
Kiểm tra để bảo đảm tổng số tiền ròng theo tháng bằng tổng số tiền ròng chi tiết.
Tạo biểu đồ số tiền ròng theo tháng và xuất các tệp CSV cùng các bước tính toán.

Giữ nguyên lộ trình cập nhật tiếp theo trong Excel

Kiểm tra sổ làm việc này và đề xuất những trang tính nào bạn sẽ đọc và thay đổi.
Giữ nguyên các bản ghi Raw và tạo các trang tính Clean, Summary, Charts và Readme.
Summary phải hiển thị số đơn hàng hằng tháng, giá trị hàng hóa, khoản giảm giá, tiền hoàn lại và số tiền ròng.
Sử dụng các biểu đồ có thể chỉnh sửa, với phạm vi ngày và đơn vị USD trong tiêu đề.
Trong Readme, ghi lại các công thức, bộ lọc và các bước thay thế và làm mới cho tháng tới.
Hãy để tôi xem xét kế hoạch trước khi chỉnh sửa. Khi hoàn tất, hãy liệt kê các phạm vi đã sửa đổi.

Giúp việc phân tích tháng tới dễ dàng hơn

Lưu các quy tắc đã thống nhất trong bài tập đầu tiên: xử lý trùng lặp, trạng thái hủy, ngày hoàn tiền, đơn vị tiền tệ, giá trị bị thiếu, định nghĩa chỉ số và mục đích của biểu đồ. Tháng tới, kiểm tra các thay đổi trong trường dữ liệu, trạng thái và đơn vị tiền tệ trước khi sử dụng lại quy trình.

Khi xuất hiện một ngoại lệ mới, hãy thêm ngoại lệ đó vào tài liệu. Khoản hoàn tiền một phần cần có ví dụ rõ ràng. Một bản xuất bắt đầu thêm ký hiệu tiền tệ vào các trường số tiền cần có một bước chuyển đổi. Theo thời gian, mẫu báo cáo trở thành bản ghi cô đọng về cách dữ liệu kinh doanh hoạt động.

Để giải thích kết quả cho đồng nghiệp bằng hai ngôn ngữ, hãy sử dụng phương pháp bản tóm tắt và bảng thuật ngữ trong Hướng dẫn về Tài liệu & Dịch thuật. Để biến nội dung thảo luận về báo cáo thành công việc được giao, hãy tiếp tục với Hướng dẫn về Cuộc họp & Hạng mục hành động.